Смена офиса — непростое решение и этап в развитии компании, требующий определенной подготовки. Перед руководством стоит задача быстро и бережно перевезти все необходимые вещи: от бумаг и оргтехники до мебели и личных вещей сотрудников.
Для оперативного переезда стоит заранее учесть возможные сложности, составить план действий и четко ему следовать. Сделать процедуру менее хлопотной и снизить издержки компании помогут простые рекомендации, представленные в этой статье.
Что нужно знать о планировании
Организация перевозки офисных принадлежностей на новое место — процесс, требующий планирования. Как правило, он состоит из нескольких шагов:
- принятия решения;
- выбора компании-перевозчика;
- подготовки к перевозке;
- переезда;
- обустройства на новом месте.
Координация работы обеспечит сохранность вещей и бесперебойность работы компании.
Переезжать или нет: вот в чем вопрос?
Причинами смены помещения, в котором располагается фирма, могут стать расширение производства, желание улучшить имидж, приобретение собственной площади под офис, поиск более выгодных условий аренды. Однако прежде стоит обстоятельно взвесить достоинства и недостатки такого шага, в том числе оценить расходы. После утверждения решения о переезде следует составить его план и график, определиться со сроками и выбрать координатора из числа сотрудников фирмы.
Далее о будущей смене адреса предприятия оповещаются его работники, клиенты и партнеры.
Правила успешного офисного переезда
Подготовительный этап перевозки имущества — одна из главных составляющих успеха. Четкое соблюдение следующих требований к его организации позволит сэкономить время и силы руководителей и исполнителей:
- проверьте отсутствие задолженности по арендной плате. При ее наличии вам не позволят вывезти имущество за пределы бизнес-центра;
- уточните наличие лифтов в здании, где будет располагаться будущий офис, а также порядок пользования ими и график работы;
- выберите транспортную компанию для переезда и заключите договор;
- определите список перевозимых вещей, которые понадобятся на новом месте работы. От лишней и не подходящей по габаритам офисной мебели стоит избавиться — к примеру, через «Авито»;
- подготовьте рабочие места и упакуйте вещи в специальные картонные коробки для бумаг, канцелярских товаров и оргтехники. Каждый короб следует подписать, а для хрупких вещей сделать соответствующую пометку крупными буквами. Промаркируйте каждый предмет мебели и оргтехнику. Удобно использовать для этих целей малярный скотч. Упростить процедуру упаковки мебели помогут специалисты компании «Эксперт», предлагающие соответствующую услугу;
- составьте опись перевозимого имущества;
- обеспечьте беспрепятственный подъезд транспорта к новому и старому месту расположения компании, позаботьтесь о наличии парковочного места.
Как выбрать перевозчика для перебазирования офиса?
При обращении в транспортные фирмы следует сообщать существенную информацию о предстоящем переезде:
- количество и габариты перевозимых грузов в соответствии с составленной описью, что позволит точно определить стоимость услуг их перевозки;
- сроки и даты переезда;
- наличие негабаритных предметов мебели в офисе, хрупких вещей или специализированного оборудования;
- особенности въезда и выезда на территорию бизнес-центра, наличие или отсутствие лифтов, график их работы и грузоподъемность.
Если вы ищете надежную транспортную компанию, обратитесь в службу переездов «Эксперт». Сотрудничество с нами — это гарантия своевременной доставки сборной и неразборной мебели, бесплатная страховка груза по договору на сумму от 100 000 ₽, возможность нанять упаковщиков, грузчиков и даже оператора крана-манипулятора для извлечения через окно инсталляций, которые не проходят в дверной проем.
Наши специалисты не только организуют погрузку и разгрузку имущества, но и произведут проверку комплектности по приезду, а также договорятся о его хранении на складе в случае, если в новом помещении офиса все еще идет ремонт.
Чтобы согласовать время бесплатного визита оценщика, свяжитесь с «Экспертом» по телефону. Возможна встреча с ним на объекте день в день.
